La recharge n'est rentable que si chaque kWh délivré se transforme en argent sur votre compte. Cela paraît évident, et pourtant c'est à la facturation que beaucoup d'opérateurs perdent des revenus : sessions non facturées, factures impayées, CDR d'itinérance jamais vérifiés, clients flotte qui attendent leurs relevés pendant des semaines. Ce guide explique comment concevoir la facturation pour chaque type de client et l'automatiser.
- Chaque type de client appelle un flux différent : débit immédiat, prélèvement sur portefeuille, facture mensuelle ou règlement entre partenaires.
- Chaque ligne de facture doit être traçable jusqu'à une session et un enregistrement de recharge.
- Les règles de TVA et de facturation électronique varient selon le pays et le client : anticipez-les.
- C'est l'automatisation de la facturation, de l'encaissement et du rapprochement qui permet de passer à l'échelle.
Les flux de facturation par type de client
| Type de client | Flux habituel | Document |
|---|---|---|
| Conducteur ad hoc | Préautorisation de la carte, débit du montant final après la session | Reçu ou facture simplifiée par session |
| Utilisateur d'application avec portefeuille | Solde prépayé rechargé, coût de session déduit | Justificatif par recharge ou session, relevé |
| Client sous contrat ou badge RFID | Sessions cumulées, prélevées chaque mois par carte ou prélèvement | Facture mensuelle avec liste des sessions |
| Flotte ou entreprise | Post-payé, regroupé par centre de coûts ou véhicule | Facture mensuelle avec rapport détaillé |
| eMSP en itinérance | Envoi des CDR, règlement selon l'accord ou via une plateforme | Facture partenaire ou autofacturation |
| Hôte de site | Partage de revenus ou remboursement de l'énergie | Relevé ou avoir |
Ce que doit contenir une facture de recharge
- Coordonnées du vendeur et de l'acheteur, numéro et date de facture, selon la loi fiscale.
- Détails de la session : lieu, identifiant EVSE ou borne, heures de début et de fin.
- Énergie délivrée en kWh et, le cas échéant, durée de charge et d'occupation.
- Prix unitaires de chaque composante et nom du tarif.
- Montant HT, taux et montant de TVA, total TTC.
- Moyen et statut de paiement.
Chaque ligne doit être reliée à l'enregistrement de recharge de la session, afin de régler les litiges à partir des données de comptage plutôt que de suppositions.
Prépayé ou post-payé ?
Le portefeuille prépayé supprime le risque de crédit et réduit les frais de paiement, car une seule recharge couvre de nombreuses petites sessions. Il convient aux réseaux publics et aux copropriétés. Le post-payé est attendu par les entreprises et les flottes, mais suppose contrôle de solvabilité, délais de paiement et relances. Beaucoup d'opérateurs proposent les deux : prépayé pour les particuliers, post-payé pour les entreprises.
TVA et fiscalité
La recharge est généralement une opération soumise à TVA, mais les détails varient selon les pays, par exemple pour le lieu de taxation en itinérance transfrontalière ou le traitement d'un stationnement inclus. Définissez avec votre conseil fiscal le traitement des ventes ad hoc, des règlements B2B d'itinérance et des reversements aux hôtes de site. Affichez clairement la TVA : les conducteurs attendent de plus en plus une vraie facture pour leurs notes de frais.
Obligations de facturation électronique
De plus en plus de pays imposent des factures électroniques structurées. En France, la réforme entre en vigueur à partir de septembre 2026 avec l'obligation de réception pour toutes les entreprises et un déploiement progressif de l'émission. L'Italie utilise le système SDI pour le B2B depuis des années, la Turquie l'e-Fatura et l'e-Arşiv, et l'Allemagne impose la réception des e-factures avec une obligation d'émission progressive. Si vous facturez des entreprises dans ces pays, votre système doit produire des formats conformes ou passer par une plateforme agréée.
Remboursements, litiges et impayés
- Remboursements : émettez un avoir lié à la facture d'origine, et un CDR d'avoir pour les sessions en itinérance.
- Litiges : comparez la réclamation aux relevés de compteur, aux journaux de la borne et à l'historique des statuts.
- Paiements échoués : relancez automatiquement, informez le client et bloquez les nouvelles sessions au-delà d'un seuil défini.
- Rétrofacturations : gardez les preuves de session à disposition, préautorisation et débit compris.
Facturer les flottes et les entreprises
Les gestionnaires de flotte veulent des factures regroupées par véhicule, conducteur ou centre de coûts, et des exports vers leurs outils comptables et de notes de frais. Les sessions sur bornes publiques payées avec une carte d'entreprise doivent figurer dans le même rapport que la recharge au dépôt. Notre guide de gestion de la recharge des flottes détaille ce point.
Check-list d'automatisation
- Générer automatiquement factures ou reçus à la clôture des sessions ou en fin de période.
- Encaisser par carte enregistrée, prélèvement ou portefeuille sans intervention manuelle.
- Rapprocher chaque semaine les versements du prestataire de paiement avec les factures.
- Exporter vers la comptabilité avec les bons codes de TVA.
- Envoyer automatiquement relances et relevés.
- Suivre les indicateurs clés : sessions non facturées, encours clients, paiements échoués.
Erreurs fréquentes
- Facturer à partir de la liste des sessions du CSMS sans vérifier les sessions ouvertes ou en double.
- Appliquer rétroactivement un nouveau tarif à des sessions démarrées sous l'ancien, voir les modèles tarifaires.
- Facturer dans une seule langue ou devise une clientèle internationale.
- Oublier sur la facture les frais d'occupation ou de session, que les conducteurs contestent ensuite.
- Ne pas rapprocher les revenus d'itinérance, si bien que les CDR manquants passent inaperçus.
Questions fréquentes
Faut-il une facture pour chaque session ?
Cela dépend de la loi fiscale et du client. Les conducteurs ad hoc reçoivent en général un justificatif par session, tandis que les clients sous contrat et professionnels reçoivent une facture mensuelle récapitulative.
La facturation peut-elle être multidevise ?
Oui, si votre plateforme gère tarifs et factures en plusieurs devises, ce qui est important pour un réseau transfrontalier.
Comment facturer les résidents d'une copropriété ?
En général au kWh mesuré par résident, au coût plus des frais de service, facturé chaque mois ou déduit d'un solde prépayé.
Üreticy automatise reçus, factures, portefeuilles, facturation des flottes et reporting à partir des mêmes données de session. Voir les fonctions de facturation ou contactez-nous.