Elettrificare una flotta cambia molto più dei veicoli. Carte carburante, scontrini e report mensili sui carburanti vengono sostituiti da sessioni di ricarica, letture in kWh e disponibilità delle colonnine. Il fleet manager deve improvvisamente sapere quale conducente ha ricaricato quale veicolo, dove, quanta energia è stata consumata e chi la paga.
Questa guida spiega come funziona in pratica la gestione della ricarica delle flotte: dove ricaricano i veicoli aziendali, come si identificano conducenti e veicoli, come le quote di energia tengono sotto controllo i consumi, come si ripartiscono i costi e come collegare i dati di ricarica ai sistemi che i team amministrativi e operativi già utilizzano. Si chiude con un piano di avvio pratico.
- Gestire la ricarica di una flotta significa controllare chi ricarica, dove, quanto e come viene ripartito il costo.
- Identificate ogni sessione per conducente e veicolo, di solito con tessere RFID associate ai conducenti e veicoli registrati con la targa.
- Le quote di energia (limiti in kWh giornalieri, settimanali o mensili) rendono i consumi prevedibili senza dover controllare i conducenti in ogni dettaglio.
- Scegliete colonnine e software conformi a OCPP, con esportazioni e un'API, così i dati di ricarica possono confluire nei sistemi di gestione flotta ed ERP.
Cos'è la gestione della ricarica delle flotte?
La gestione della ricarica delle flotte è l'insieme di processi e software con cui un'azienda gestisce, monitora e contabilizza la ricarica dei propri veicoli: hardware, identificazione di conducenti e veicoli, regole di ricarica, report e trasferimento dei costi alla contabilità.
La base tecnica è di solito OCPP (Open Charge Point Protocol). Le colonnine conformi a OCPP si collegano a un sistema centrale, chiamato CSMS (Charging Station Management System), che riceve ogni cambio di stato, richiesta di autorizzazione e lettura del contatore. Poiché OCPP è uno standard aperto, una flotta può combinare marchi di colonnine diversi e gestirli comunque da un'unica dashboard.
Dove ricaricano i veicoli della flotta: deposito, azienda e casa
La maggior parte delle flotte utilizza una combinazione di luoghi di ricarica, ciascuno con possibilità di controllo diverse.
| Luogo | Uso tipico | Livello di controllo | Domanda principale di gestione |
|---|---|---|---|
| Deposito | Furgoni, camion, autobus e auto in pool che rientrano alla base per la notte | Alto: l'azienda possiede le colonnine e l'allacciamento alla rete | Tutti i veicoli sono carichi e pronti per il turno successivo? |
| Sede aziendale | Auto aziendali e veicoli dei dipendenti durante l'orario d'ufficio | Alto, ma condiviso con i dipendenti e talvolta con i visitatori | Chi può ricaricare, e l'uso privato è separato da quello aziendale? |
| Casa | Auto aziendali tenute presso l'abitazione del conducente | Medio: l'azienda può finanziare la colonnina, ma questa si trova in un indirizzo privato | Come si misura e si rimborsa in modo equo l'energia per uso aziendale? |
| Pubblico | Viaggi lunghi e ricariche non pianificate | Basso: la flotta utilizza reti di terzi | Come si raccolgono i costi di ricarica pubblica e si associano ai veicoli? |
Ricarica in deposito
La ricarica in deposito è la più facile da controllare. La priorità è la disponibilità: ogni veicolo deve partire con energia sufficiente per il proprio percorso. Una vista in tempo reale dello stato dei connettori aiuta il team a individuare i guasti prima del turno del mattino.
Ricarica in azienda
Le colonnine aziendali sono spesso condivise tra auto aziendali e veicoli privati. Definite quali tessere possono usare quali colonnine e se la ricarica privata è gratuita, limitata o registrata per il successivo conguaglio.
Ricarica a casa
Quando un'azienda installa una colonnina conforme a OCPP presso l'abitazione di un conducente e la collega allo stesso CSMS, ogni sessione domestica viene misurata e rendicontata come una sessione in deposito. Di solito è un metodo più preciso e più facile da verificare rispetto al rimborso basato sulle bollette elettriche domestiche.
Identificare conducenti e veicoli
Una sessione di ricarica senza identità è solo un numero di energia. Per ripartire i costi e applicare le regole, ogni sessione deve essere associata a un conducente e, idealmente, a un veicolo.
- Tessere RFID: il metodo più diffuso. La colonnina legge l'UID della tessera e lo invia al CSMS come idTag in una richiesta Authorize. Il CSMS la accetta o la rifiuta. Approfondite nella nostra guida all'autorizzazione con tessere di ricarica RFID.
- Associazione conducente-veicolo: collegare ogni conducente a uno o più veicoli (con targa) permette al sistema di scrivere la targa nel record della sessione.
In Üreticy le tessere RFID sono assegnate ai conducenti, i veicoli sono registrati con la targa e collegati ai conducenti, e la targa viene scritta in ogni sessione. Le tessere possono essere sospese o bloccate in qualsiasi momento e ogni autorizzazione rifiutata viene elencata con il relativo motivo.
Quote di energia: controllare i consumi con i limiti in kWh
Le quote di energia sono lo strumento più pratico per il controllo dei costi della flotta. Invece di approvare ogni sessione, il fleet manager imposta un budget di kWh per conducente o per veicolo per un determinato periodo e il sistema lo applica automaticamente.
- Periodo: giornaliero, settimanale o mensile, a seconda di come vengono usati i veicoli.
- Limite rigido: al raggiungimento della quota la ricarica si interrompe automaticamente e le nuove sessioni vengono rifiutate.
- Limite flessibile: la ricarica prosegue, ma viene generato un avviso così che il responsabile possa valutare il caso.
- Stazioni consentite: un conducente può essere autorizzato a ricaricare solo in determinate location, come il deposito e la propria colonnina domestica.
I limiti flessibili sono adatti a un progetto pilota, perché mostrano i consumi reali senza bloccare nessuno. I limiti rigidi sono adatti alle auto in pool e all'uso privato con tetto massimo. Üreticy supporta entrambi i tipi per conducente o per veicolo, e i conducenti possono vedere le proprie sessioni e la quota di kWh residua nell'app mobile per i conducenti. Scoprite come funzionano le regole di quota in kWh.
Tenete presente che una quota in kWh controlla quanta energia viene consumata in un periodo, non quanta potenza viene assorbita nello stesso momento. La gestione dei picchi di potenza in un deposito è un tema separato, trattato nella nostra guida allo smart charging.
Ripartizione dei costi per conducente, veicolo e centro di costo
Gli uffici amministrativi di solito vogliono ripartire i costi di ricarica come venivano ripartiti i costi del carburante. I modelli più comuni sono:
- Per veicolo: l'energia viene imputata al veicolo, in linea con la rendicontazione del costo totale di possesso (TCO).
- Per conducente: l'energia viene imputata al dipendente, in linea con le policy sulle auto aziendali e con il conguaglio dell'uso privato.
- Per centro di costo o reparto: conducenti o veicoli vengono associati ai centri di costo e i totali vengono aggregati per reparto.
- Per sede: l'energia viene imputata alla location, in linea con i budget delle strutture e con la verifica delle bollette elettriche.
Il CSMS fornisce l'energia misurata per ogni sessione. Il prezzo al kWh deriva dal vostro contratto di fornitura elettrica o da un prezzo di trasferimento interno. Il calcolo e l'associazione ai centri di costo si fanno di solito in un foglio di calcolo o nel sistema ERP.
Report che i fleet manager usano davvero
I report utili comprendono:
- Energia per stazione, conducente, veicolo e intervallo di date.
- Storico delle sessioni filtrato per stazione, connettore, conducente, tessera, targa o data.
- Autorizzazioni rifiutate, per individuare tessere smarrite, regole configurate male o tentativi non autorizzati.
Üreticy fornisce questi report con esportazione CSV per i fogli di calcolo ed esportazione in PDF con il vostro marchio per i report alla direzione. Gli avvisi per guasti, disconnessioni, timeout dei comandi e superamento dei limiti aiutano il team a intervenire prima che i conducenti ne risentano.
Integrazione con i sistemi di gestione flotta ed ERP
Quando il progetto pilota è stabile, le esportazioni manuali diventano un collo di bottiglia. L'integrazione invia automaticamente i dati di ricarica ai sistemi che già contengono i dati su veicoli e costi.
- Sistemi di gestione flotta: aggiungono l'energia per veicolo ai dati telematici e di manutenzione.
- ERP e contabilità: registrano i costi mensili di ricarica per centro di costo.
- Strumenti di BI: combinano i dati di ricarica con i dati su percorsi e utilizzo.
Un'API REST permette a questi sistemi di prelevare i dati a intervalli programmati, mentre i webhook inviano eventi come "sessione avviata" o "sessione terminata" quasi in tempo reale. Üreticy offre un'API REST con chiavi gestite nella dashboard e webhook firmati HMAC; i dettagli sono nella pagina su API di ricarica e webhook.
Un piano di avvio pratico
- Definite la policy. Stabilite chi può ricaricare e dove, se la ricarica privata è consentita e come verranno ripartiti i costi.
- Scegliete hardware conforme a OCPP. Richiedete almeno OCPP 1.6J e, per i nuovi acquisti, preferite colonnine che supportino OCPP 2.0.1.
- Collegate le colonnine al CSMS. Inserite l'URL del CSMS e il charge point ID su ogni colonnina e verificate che lo stato venga comunicato correttamente.
- Registrate conducenti, veicoli e tessere. Associate ogni tessera a un conducente e ogni conducente ai propri veicoli.
- Iniziate con limiti flessibili. Osservate i consumi reali per qualche settimana prima di passare, dove serve, ai limiti rigidi.
- Impostate avvisi e ruoli del team. Date al personale operativo l'accesso da operatore e all'amministrazione un accesso in sola lettura o contabile.
- Automatizzate i report. Passate dalle esportazioni manuali a prelievi programmati via API o ai webhook quando il modello dei dati è stabile.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra gestione della ricarica delle flotte e gestione della ricarica pubblica?
La gestione della ricarica delle flotte si concentra su conducenti e veicoli noti, regole interne e ripartizione dei costi. La gestione della ricarica pubblica si concentra su clienti sconosciuti, prezzi e pagamenti. La tecnologia OCPP di base è la stessa, ma i processi aziendali sono diversi.
Posso combinare marchi di colonnine diversi in un'unica flotta?
Sì, se ogni colonnina è conforme a OCPP. OCPP è indipendente dai fornitori, quindi un solo CSMS può gestire colonnine di produttori diversi. Prima dell'acquisto verificate quale versione OCPP supporta ciascun modello.
Come funzionano i limiti in kWh per i conducenti della flotta?
Un limite in kWh è un budget di energia per conducente o per veicolo su base giornaliera, settimanale o mensile. Con un limite rigido la ricarica si interrompe automaticamente quando il budget è esaurito. Con un limite flessibile la ricarica prosegue e viene generato un avviso per il fleet manager.
Come si misura la ricarica domestica delle auto aziendali?
Il metodo più affidabile è installare una colonnina conforme a OCPP presso l'abitazione del conducente e collegarla al CSMS aziendale. Ogni sessione viene così misurata dalla colonnina e rendicontata con conducente e veicolo. È più facile da verificare rispetto alla stima dell'energia sulla base delle bollette domestiche.
Serve un'API per la ricarica della flotta?
Non all'inizio, perché per un progetto pilota bastano le esportazioni CSV e PDF. Un'API e i webhook diventano preziosi quando i dati di ricarica devono confluire automaticamente nei sistemi di gestione flotta, ERP o BI.
Üreticy è una piattaforma OCPP in cloud per le flotte, con tessere RFID, veicoli con targa, regole di quota in kWh e report per conducente e per veicolo. Scoprite come Üreticy supporta la ricarica delle flotte oppure contattate il nostro team per pianificare l'avvio.